id Indonesian
en Englishid Indonesian

Bagaimana Menciptakan Pengamanan Acara

Tips Keamanan: Bagaimana Menciptakan Pengamanan Acara

Sebagai penyelenggara acara, tugas Anda adalah memastikan keselamatan tamu. Namun keamanan acara sering kali menjadi komponen terakhir dari pihak penyelenggara dalam membuat acara. Seringkali, Ini berarti mendapat porsi anggaran yang jauh lebih kecil daripada yang seharusnya.

Potensi bahaya terlalu besar untuk tidak menganggap serius keamanan acara. Berikut beberapa tips penting untuk mempersiapkan diri anda menghadapi bencana.

 

  1. Nilai Risiko Keamanan Anda

Dalam hal keamanan, acara yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda. Pidato kampanye seorang politisi memiliki risiko yang jauh lebih tinggi daripada, misalnya, pesta ulang tahun ke tujuh belas putri anda (Kecuali anda adalah seorang presiden atau pejabat penting lain, dan pesta tersebut diselenggarakan besar-besaran)

Langkah pertama Anda adalah memutuskan jenis risiko yang Anda hadapi. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

 

Siapa yang menyelenggarakan acara Anda? Apakah mereka menjadi target individu atau kelompok?

Siapa yang menghadiri acara Anda? Apakah mereka mengundang kontroversi?

Apa konteks acaranya? Apakah topik atau subtopiknya mengundang masalah keamanan?

Siapa yang berbicara, tampil, atau berpameran di acara tersebut? Apakah mereka menarik pengacau atau menghadirkan resiko keamanan khusus?

Apakah Anda mengharapkan protes atau protes balasan?

Apakah akan ada media? (Penonton yang lebih banyak terkadang mendorong perusuh).

Apakah tempat tersebut memiliki kerentanan keamanan? Misalnya, tempat luar ruangan lebih sulit untuk diamankan tetapi tempat dalam ruangan memiliki lebih sedikit rute pelarian.

Apakah lokasi tersebut memiliki ancaman keamanan non-manusia (seperti jalan raya yang dekat, kemungkinan banjir di daerah tersebut, atau hewan liar berkeliaran di dekatnya)?

 

  1. Pastikan Bahwa Sistem Pengamanan Anda Terlihat

Tujuan utama keamanan bukanlah untuk menanggapi ancaman. Tujuannya adalah untuk mencegah ancaman terjadi sejak awal. Lebih baik jika seorang calon perusuh melihat langkah-langkah keamanan Anda dan terus bergerak.

Inilah sebabnya mengapa menyembunyikan tim keamanan Anda atau menyamar selama acara Anda lebih banyak ruginya daripada manfaatnya. Para perusuh berpikir bahwa event tersebut tidak dilindungi dan mungkin memutuskan untuk memulai masalah.

Dalam satu kasus di luar negeri, penyelenggara acara menempatkan detektor logam di pintu masuk acara, tetapi menyembunyikannya dengan dekorasi yang cerdas. Hasilnya adalah jumlah orang yang mencoba masuk dengan senjata sangat tinggi. Ketika mereka menemukan detektor logam untuk hari berikutnya, lebih sedikit orang yang mencoba masuk dengan barang terlarang.

 

Dengan membuat tim keamanan dan perangkat Anda terlihat jelas, Anda juga membuat peserta merasa lebih aman. Mereka tahu Anda telah meminta bantuan orang dan alat untuk melindungi acara mereka. Dalam keadaan darurat, mereka tahu di mana harus mencari bantuan.

 

  1. Buat Pos Pemeriksaan Keamanan

Salah satu cara utama untuk melindungi orang dari ancaman keamanan adalah dengan mendirikan pos pemeriksaan jauh dari venue yang harus dilalui peserta untuk masuk. Ini memaksa calon perusuh untuk menghadapi personel keamanan (atau bahkan hanya staf registrasi Anda) jauh sebelum mereka dapat menyebabkan kerusakan.

 

Misalnya, daripada memasang meja pendaftaran Anda tepat di luar pintu auditorium, Anda ingin meletakkannya beberapa ratus meter jauhnya, diantara lokasi acara dan tempat parkir. Dengan cara ini jika orang yang tidak diundang mencoba masuk, mereka akan dihentikan sebelum mencapai kerumunan.

 

 

 

  1. Cocokkan ID dengan Informasi Pendaftaran

Untuk memastikan orang yang menghadiri acara tersebut benar-benar ada di sana, penting untuk mengumpulkan informasi identitas sebelumnya saat mereka mendaftar. Kumpulkan beberapa titik data – seperti nama, tanggal lahir, nomor whatsapp dan alamat – untuk mempersulit penyusup menggunakan identitas seseorang.

Idealnya, Anda ingin setiap tamu mengirimkan salinan ID mereka sehingga Anda dapat membandingkannya dengan ID mereka di gerbang. Itulah cara terbaik untuk mengonfirmasi identitas, tetapi tidak selalu memungkinkan. Namun, jika seseorang gagal membawa ID atau ID mereka tidak cocok dengan informasi pendaftaran Anda, sebaiknya jangan biarkan mereka masuk.

Jika Anda tidak memerlukan pendaftaran untuk menghadiri acara Anda (artinya belum disaring sebelumnya), Anda harus memeriksa barang-barang mereka. Sekali lagi sediakan check point yang dilengkapi petugas keamanan yang bertanggung jawab untuk memeriksa barang bawaan para tamu yang datang.

 

  1. Jaga Acara Pribadi Tetap Pribadi

Beberapa organisasi suka mengumumkan acaranya secara publik, meskipun acaranya tidak terbuka untuk umum. Mereka menyebutkan acara mereka di situs web, di buletin, dalam siaran pers, dan di media sosial. Kami tahu Anda bangga dengan acara Anda, tetapi memberi tahu publik tentang suatu acara adalah risiko keamanan.

 

Misalnya, makan malam untuk manajemen atas perusahaan tidak terbuka untuk semua orang, jadi tidak perlu memberi tahu semua orang. Jika perusuh tidak tahu tentang acara tersebut, mereka tidak dapat mengganggu atau membahayakan siapa pun.

 

  1. Pertimbangkan Juga Ancaman Cyber

Tidak semua risiko keamanan acara bersifat fisik. Sebagai penyelenggara acara, anda sebaiknya mengambil beberapa langkah untuk melindungi data, identitas, dan perangkat tamu Anda.

Sebagai permulaan, yang terbaik adalah melindungi layanan Wi-Fi Anda dengan kata sandi. Ini tidak selalu praktis selama acara besar, tetapi akan melindungi dari ancaman keamanan dengan menjauhkan pihak yang tidak diinginkan dari jaringan. Bagikan kata sandi melalui sarana yang hanya dapat diakses oleh tamu Anda, seperti di materi pendaftaran atau melalui aplikasi acara khusus Anda.

Kedua, minta staf TI menjalankan langkah-langkah keamanan di jaringan untuk memastikan pihak tak berkepentingan tidak dapat menggunakannya untuk menyelinap data di dalam atau di luar perangkat tamu Anda.

Jika tempat tersebut menyediakan jaringan Wi-Fi, tinjau segala langkah-langkah keamanan cyber yang mereka ambil untuk memastikan perangkat yang masuk ke jaringan tidak dapat mengakses perangkat lain di jaringan.

 

  1. Kembangkan Rencana Darurat

Lakukan pertemuan bersama tim keamanan dan tempat acara sebelum acara dimulai untuk membuat rencana darurat. Tujuan dari rencana tersebut adalah untuk menyusun prosedur yang akan diberlakukan oleh semua orang jika terjadi bencana.

Rencana tersebut harus mencakup…

  • Berbagai cara untuk mengevakuasi acara secara massal?
  • Apa yang harus dilakukan jika ada penembak aktif?
  • Dimana sebaiknya menentukan safe area dan titik evakuasi?
  • Di mana staf harus bertemu selama keadaan darurat?
  • Bagaimana staf akan berkomunikasi selama keadaan darurat?
  • Bagaimana Anda akan mengarahkan tamu selama keadaan darurat?

Jangan lupa juga, rancang pemberitahuan atau system prosedur yang mudah dipahami para tamu saat hal yang terburuk terjadi.

 

  1. Saring Staf Anda

Resiko keamanan tidak hanya dari luar, tapi bisa juga berpotensi dari dalam. Sangat penting untuk memeriksa siapa pun yang bekerja untuk Anda dengan cermat untuk memastikan mereka tidak berniat jahat.

Jalankan pemeriksaan latar belakang pada setiap orang yang bekerja untuk Anda. Jalankan pemeriksaan kredensial, terutama untuk orang yang memiliki akses ke uang dalam jumlah besar.

Jika staf Anda tidak sering bekerja sama, perkenalkan mereka satu sama lain sebelum acara. Perintahkan mereka untuk memperhatikan orang-orang yang tidak seharusnya menyamar sebagai staf. Jika bisa, berikan tim Anda pengenal dan seragam (seperti gelang, stempel, atau kaos) pada hari acara. Jangan biarkan siapa pun mengakses seragam tersebut sebelum waktu yang ditentukan.

Meskipun Anda dapat menyaring staf Anda sendiri, hampir tidak mungkin untuk menyaring staf vendor Anda. Pada tingkat tertentu, Anda harus mengandalkan mereka untuk mempekerjakan orang yang kompeten yang tidak ingin mengganggu acara Anda. Sangat penting untuk membangun hubungan yang kuat dengan vendor Anda sehingga mereka memperhatikan Anda.

 

  1. Cermat dan Waspada

Anda tidak dapat menghilangkan semua risiko keamanan acara, tetapi Anda dapat meminimalisir bahaya bagi acara dan para tamu anda, dan mencegah pihak tidak bertanggung jawab membuat masalah.

Kunci keamanan yang baik adalah persiapan dan kewaspadaan. Jika Anda mempertimbangkan potensi ancaman dan menginvestasikan sumber daya untuk mengatasi masalah, maka anda akan mampu memberikan jaminan lebih pada keberlangsungan acara anda.

 

Bonus: Pertimbangkan Mempekerjakan Bantuan dari Luar

Jika menurut Anda kebutuhan keamanan Anda bagus, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menyisihkan anggaran anda untuk menyewa jasa keamanan professional, seperti jasa pengamanan dari Shelter Nusantara.

Anda mungkin mempercayai staf acara Anda, tetapi mata terlatih dari tim keamanan yang berpengalaman dapat sangat membantu selama acara berisiko tinggi dan ramai.

Setelah Anda memasukkan profesional, dengarkan mereka. Petugas keamanan terlatih dapat mengidentifikasi lubang dalam rencana keamanan Anda yang mungkin tidak Anda lihat. Mereka tahu bagaimana pengacau dan provokator berpikir, sehingga mereka dapat membantu Anda memprioritaskan sumber daya keamanan Anda untuk hasil terbaik.

 

phone sms wa Tambahkan Kontak Whatsapp Kami : 08113111041